公文即公務(wù)文書。公務(wù)文書是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件。無(wú)論從事行政管理還是專業(yè)工作，都要學(xué)會(huì)通過(guò)公文來(lái)傳達(dá)政令、組織活動(dòng)、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理事務(wù)，使得各項(xiàng)工作正確、高效地開(kāi)展。

1.公文的特點(diǎn)

（1）法定性：公文具有特定效力，具有行政機(jī)關(guān)或企業(yè)賦予的效能和影響力，是具有法律效力的文件。

（2）工具性：公文具有工具性，它的用途僅限于傳達(dá)政策及組織決定，明確各項(xiàng)重要工作的組織原則、程序與責(zé)任等，學(xué)習(xí)起來(lái)相對(duì)容易，也不具有審美等其他形式的要求。

（3）規(guī)范性: 各種類型的公文都有明確規(guī)定的格式，且必須符合黨和國(guó)家的法律、法規(guī)、方針、政策及有關(guān)規(guī)定，它的格式、行文程序也必須遵循一定的要求。

（4）時(shí)效性：公文具有時(shí)效性，應(yīng)在最適宜的時(shí)間精確發(fā)布，且只在特點(diǎn)的時(shí)段或時(shí)期內(nèi)有效。公文處理必須迅速及時(shí)，不失時(shí)效，必須健全制度，簡(jiǎn)化手續(xù)，增強(qiáng)時(shí)間觀念，保證公文盡快處理。

（5）保密性：公文的保密要符合要求，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，嚴(yán)格控制擬稿過(guò)程、處理過(guò)程。

2.公文的種類

寫作公文前應(yīng)首先明確本次行文所要表達(dá)的意圖，選擇適當(dāng)?shù)男袨轶w例，再動(dòng)筆寫，這樣寫出的公文才能適當(dāng)、適用、有效。按照我國(guó)國(guó)務(wù)院辦公廳的規(guī)定，通用公文包括：

（1）公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

（2）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（3）公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（4）通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（5）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

（6）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（7）議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

（8）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

（9）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（10）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

（11）意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（12）函適：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（13）紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

（14）決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。

（15）公報(bào)：適用于公布重要決定或重大事項(xiàng)。

具體到企業(yè)公文，也有不同的體例要求，如：

（1）從行文關(guān)系來(lái)看，有上行文、平行文、下行文三種關(guān)系。

（2）從行文作用來(lái)講，有指揮性、規(guī)范性、請(qǐng)示性、通知性、記錄性、報(bào)導(dǎo)性等各種類型。