為了更好地認(rèn)識流程、分析流程以及對流程進(jìn)行重新設(shè)計，首先必須把流程用規(guī)范的方式描繪出來，這種直觀的、針對流程的圖形描繪方式，就是流程圖。通過流程圖，我們可以清楚地看出流程之間、流程內(nèi)部的活動之間的相互關(guān)系。
（一）流程圖的特點(diǎn)
流程圖的目的是通過圖示的方法使得流程易于閱讀和理解，這種方法很久以前就用于制造業(yè)的設(shè)計活動，近些年來，隨著信息技術(shù)和BPR的普及，流程圖得到了更廣泛的應(yīng)用。歸納起來，這種方法具有如下優(yōu)點(diǎn)：
（1） 成果清晰實(shí)用
通常，圖形比文字更能清楚的解釋流程，它能夠使得流程為團(tuán)隊的每一個人所了解，不管其學(xué)歷背景、專業(yè)背景如何；同時，流程的步驟清晰，不會產(chǎn)生如文字描述一樣的歧義；第三，它也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理語言，能夠在不同國籍、不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的團(tuán)隊之間毫無障礙地傳遞和交流。
（2）過程帶來啟發(fā)
流程圖的大部分價值體現(xiàn)在繪圖的過程中，而不是圖的本身。在繪制流程圖的過程中，員工充分討論，共享信息，從頭到尾繪制他們的工作過程于流程圖中，從而增加了對他人所承擔(dān)的工作任務(wù)的認(rèn)識，以及引發(fā)了自己如何支持同伴完成任務(wù)的思考。同時，繪圖的活動往往會激起團(tuán)隊和個人的改進(jìn)欲望，明顯的浪費(fèi)的、笨拙的、錯誤的程序和環(huán)節(jié)，在流程圖繪制的過程中往往會被發(fā)現(xiàn)和加以改進(jìn)。
當(dāng)然，流程圖如果使用不當(dāng)，也會帶來一些問題，如：
（1）占用了過多的精力：有的人可能會過分專注于流程圖而忽視了其他工作，包括通過它要改進(jìn)的流程。
（2）自我封閉的流程設(shè)計：繪制流程圖的過程中，如果沒有公司職能部門或?qū)＜业膮⑴c和指導(dǎo)，容易變成對部門現(xiàn)有流程的簡單圖形化，成為自我封閉的活動。
（3）誤把流程圖當(dāng)溝通手段：流程圖是一種有效的管理工具，但并不總是一種有效的溝通手段，對于某些正式的管理溝通，還需要適當(dāng)?shù)奈谋竞蛥R報形式作為補(bǔ)充。
（二）流程圖的繪制方法
一般來說，企業(yè)的單體流程圖相對比較簡單，跟蹤活動的移動，記下活動的名稱和活動之間的關(guān)系，把它們連接起來，就成了單體流程圖。
企業(yè)的綜合流程圖就比較復(fù)雜。首先要繪制公司級的綜合流程圖（也稱：流程總圖），再根據(jù)需要繪制次級的綜合流程圖，在繪制公司級綜合流程圖時，要理清企業(yè)中有哪些主要的單體流程，這些單體流程之間的關(guān)系如何，其層次性又如何，也就是說，通過高度概括，使得這些單體流程盡可能包含進(jìn)去，形成最高級主流程，再理清這些主流程之間的關(guān)系，從而繪制出企業(yè)的公司級綜合流程圖。由于不同的人對于次一級的單體流程是如何被濃縮為高一級的流程的看法上往往會出現(xiàn)分歧，由此往往導(dǎo)致高層次綜合流程圖的繪制出現(xiàn)困難。因此，在綜合流程圖的繪制過程中，流程管理小組的成員必須要能夠站在公司的高度，對企業(yè)的工作做通盤的考慮。
流程圖的繪制有以下三種制圖標(biāo)準(zhǔn)，適用于不同的需要：
1.ANSI流程圖標(biāo)準(zhǔn)
該標(biāo)準(zhǔn)以美國國家標(biāo)準(zhǔn)學(xué)會的標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，是企業(yè)最為常用的流程圖繪制標(biāo)準(zhǔn)，其描述形式如圖2.3所示:
2.IDEFO流程圖標(biāo)準(zhǔn)
該標(biāo)準(zhǔn)是BPR流程圖常用的標(biāo)準(zhǔn)。這個標(biāo)準(zhǔn)是美國國防部在70年代制定的。IDEFO是國際定義(International DEFination)的縮寫。雖然這個標(biāo)準(zhǔn)開始時是作為軟件開發(fā)工具制定的，但現(xiàn)在已經(jīng)被各類制造業(yè)和服務(wù)業(yè)組織廣泛地作為一般流程圖工具使用，其描述形式如圖2.4所示：
3.ASME流程圖標(biāo)準(zhǔn)
對于展示細(xì)節(jié)的低層流程圖，一般選擇在制造業(yè)應(yīng)用較為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)ASME標(biāo)準(zhǔn)，即美國機(jī)械工程師學(xué)會(American Society of Mechanical Engineers)標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)已開始應(yīng)用于辦公室和服務(wù)環(huán)境下的流程描述。該方法有一個獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，即：可以方便地評價流程的各個環(huán)節(jié)有否增值，其表現(xiàn)形式如圖2.5所示:
（三）流程圖的符號及釋義
一般來說，流程圖中應(yīng)用如下符號，各個符號代表著不同的信息和涵義。
1．?dāng)?shù)據(jù)：平行四邊形表示數(shù)據(jù)，其中可注明數(shù)據(jù)名、來源、用途或其它的文字說明。此符號并不限定承載數(shù)據(jù)的媒體形式。
2．活動：矩形表示各種活動。例如，執(zhí)行一個或一組特定的操作，從而使信息的值、信息形式或所在位置發(fā)生變化，或是確定對某一流向的選擇。矩形內(nèi)可注明活動名或其簡要功能。
3．特定活動：帶有雙縱邊線的矩形表示已命名的特定活動。該活動為在另外地方已得到詳細(xì)說明的一個操作或一組操作。矩形內(nèi)可注明特定活動名或其簡要功能。
4．準(zhǔn)備：六邊形符號表示準(zhǔn)備。它表示修改一條指令或一組指令以影響隨后的活動。例如，設(shè)置開關(guān)，修改變址寄存器，初始化例行程序等。
5．判斷：菱形表示判斷或開關(guān)。菱形內(nèi)可注明判斷的條件。它只有一個入口，但可以有若干個可供選擇的出口，在對符號內(nèi)定義各條件求值后，有一個且僅有一個出口被激活，求值結(jié)果可在表示出口路徑的流線附近寫出。
6．循環(huán)界限：循環(huán)界限為去上角矩形或去下角矩形，分別表示循環(huán)的開始和循環(huán)的結(jié)束。一對符號內(nèi)應(yīng)注明同一循環(huán)標(biāo)識符?？筛鶕?jù)檢驗(yàn)終止循環(huán)條件在循環(huán)的開始還是在循環(huán)的末尾，將其條件分別在上界限符內(nèi)注明（如：當(dāng)A>B）或在下界限符內(nèi)注明（如：直到C
7.連接符：圓表示連接符，用以表明轉(zhuǎn)向流程圖的它處，或從流程圖它處轉(zhuǎn)入。它是流線的斷點(diǎn)。在圖內(nèi)注明某一標(biāo)識符，表明該流線將在具有相同標(biāo)識符的另一連接符處繼續(xù)下去。
8．端點(diǎn)符：扁圓形表示轉(zhuǎn)向外部環(huán)境或從外部環(huán)境轉(zhuǎn)入的端點(diǎn)符。例如，程序流程的起始或結(jié)束，數(shù)據(jù)的外部使用起點(diǎn)或終點(diǎn)。
9．注解符：注解符由縱邊線和虛線構(gòu)成，用以標(biāo)識注解的內(nèi)容。虛線須連接到被注解的符號或符號組合上。注解的正文應(yīng)靠近縱邊線。請參看圖2.8給出的注解符使用示例。
10．流線：直線表示控制流的流向。
11．虛線：虛線用于表明被注解的范圍或連接被注解部分與注解正文，參看圖2.8。
12．省略符：若流程圖中有些部分無需給出符號的具體形式和數(shù)量，可用三點(diǎn)構(gòu)成的省略符。省略符應(yīng)夾在流線符號之中或流線符號之間，參看圖2.9。
13．并行方式:一對平行線表示同步進(jìn)行兩個或兩個以上并行方式的操作。并行方式的示例如圖2.10，圖中在處理A完成后才能進(jìn)行處理C、D和E。同樣，處理F要等處理B、C、D完成以后進(jìn)行。但處理C可以在處理D開始和（或）結(jié)束前開始和（或）結(jié)束。
（四）流程圖的基本結(jié)構(gòu)形式
流程圖有以下幾種結(jié)構(gòu)：
1.順序結(jié)構(gòu)：簡單的線性結(jié)構(gòu)，各處理單元按順序執(zhí)行。
2.選擇（分支）結(jié)構(gòu)：對某個給定條件進(jìn)行判斷，條件為真或假時分別執(zhí)行不同內(nèi)容。
3.循環(huán)結(jié)構(gòu)：循環(huán)結(jié)構(gòu)有兩種基本形態(tài)：while型循環(huán)和do-while型循環(huán)。
（1）while型循環(huán)：其執(zhí)行序列為，當(dāng)條件為真時，反復(fù)執(zhí)行A，一旦條件為假，跳出循環(huán)，執(zhí)行循環(huán)緊后的語句。
（2）do-while型循環(huán)：其執(zhí)行序列為，首先執(zhí)行A，再判斷條件，條件為真時，一直循環(huán)執(zhí)行A，一旦條件為假，結(jié)束循環(huán)，執(zhí)行循環(huán)緊后的下一條語句。
（五）流程描述規(guī)則
在流程圖各部分的描述過程中，需要注意以下規(guī)則：
1.流程名稱：由流程責(zé)任部門擬定，擬定時避免與已有的流程名稱重復(fù)；
2.流程目的：流程存在的目的，即流程給公司以及部門帶來的價值或能夠解決的問題；
3.適用范圍：流程的使用部門以及使用條件；
4.職責(zé)與分工：流程責(zé)任部門和執(zhí)行部門在整個流程過程中的主要工作內(nèi)容；
5.名詞釋義：對流程內(nèi)容描述中的相關(guān)專有名詞進(jìn)行解釋；
6.流程內(nèi)容：主要通過流程環(huán)節(jié)、流程參與崗位、相關(guān)記錄（流程中輸入或輸出文檔）、工作要求和準(zhǔn)則（各個環(huán)節(jié)對應(yīng)崗位工作內(nèi)容描述）等幾個方面對流程工作流進(jìn)行刻劃；
7.相關(guān)制度及流程：本流程中所涉及的相關(guān)法律法規(guī)、公司制度、流程等；
8.相關(guān)記錄：流程運(yùn)行期間，最初階段的輸入信息記錄、中間階段的過程信息記錄、最終的輸出信息記錄；
9.關(guān)鍵控制點(diǎn)：流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（流程中的重要環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量的好壞對整個流程的輸出成果影響很大）、評估內(nèi)容（關(guān)鍵控制點(diǎn)上需要重點(diǎn)考查的工作內(nèi)容）、評估標(biāo)準(zhǔn)（針對評估內(nèi)容所設(shè)定的考核指標(biāo)）、評估信息來源（獲取評估內(nèi)容的主要渠道）、考核對象（關(guān)鍵控制點(diǎn)上所涉及的主要人員）、考核人選（對考核對象進(jìn)行考核的人員）等。
