企業(yè)制度制訂的過程，是總結(jié)歷史、固化知識(shí)、借鑒外部先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的過程，是探索管理方法，提高企業(yè)管理水平的過程。因此，企業(yè)管理制度的制定，不是依據(jù)某個(gè)人的管理意向進(jìn)行編纂的過程，而是領(lǐng)導(dǎo)與員工齊心協(xié)力、反復(fù)研究、達(dá)成共識(shí)的過程，是從實(shí)踐中來，到實(shí)踐中去，發(fā)動(dòng)員工進(jìn)行自我教育、參與企業(yè)民主管理、不斷提高自身素質(zhì)的過程。
一、制度的編寫要求
作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)性文件，制度的編寫有其特定的要求，主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
（1） 形式規(guī)范，清晰易讀，表意清楚。
從形式方面，制度的行文形式必須規(guī)范，使得使用者簡單易讀，在制度的意圖表達(dá)方面，必須清晰，能夠使讀者立刻明白，制度要求什么如何做，誰來做，而沒有疑義。
（2） 開門見山，文字準(zhǔn)確，語言簡練。
從敘述風(fēng)格上，制度文本應(yīng)當(dāng)充分考慮閱讀者的接受和理解能力，簡潔明了，不繞彎子，不用晦澀難懂的言語， 可能的話，篇幅應(yīng)盡量短。制度的文字要準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)格，避免采用修飾性的、語義模糊的語句。關(guān)鍵詞要符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、適用習(xí)慣和國家有關(guān)規(guī)定。
（3） 邏輯嚴(yán)密，考慮周全，不留死角。
從行文邏輯上，制度文本的邏輯應(yīng)當(dāng)嚴(yán)密，不應(yīng)存在前后重復(fù)、邏輯顛倒的情況，同時(shí)，在對(duì)工作內(nèi)容與工作流程進(jìn)行描述的時(shí)候，要求盡量考慮周全，做到“橫向到邊，縱向到底”，盡量將所有可能的情況考慮清楚，給出明確的處理方案。
（4） 主體明確，流程合理，權(quán)責(zé)清晰。
從可操作性方面，必須對(duì)事項(xiàng)的執(zhí)行主體作出明確規(guī)定，并明確制度執(zhí)行各環(huán)節(jié)主體的權(quán)責(zé)，必須就事項(xiàng)的流程進(jìn)行清晰的界定，既要考慮工作效率，又要考慮有效控制，同時(shí)，重點(diǎn)工作要明確落實(shí)到部門或崗位。
（5） 行文穩(wěn)健，樸實(shí)無華，文字洗練。
從制度的文風(fēng)方面，要求行文穩(wěn)健、樸實(shí)，不用華麗的、帶有感情色彩的文學(xué)語言，文字的前后風(fēng)格要保持一致，文字宜精煉、準(zhǔn)確，不用含糊的語句和表述。
二、制度的編寫與實(shí)施程序
一般來說，一項(xiàng)制度從起草、編寫到實(shí)施的完整程序，包括十個(gè)步驟，即：調(diào)查研究—分析設(shè)計(jì)—起草—討論—修改—會(huì)簽—審定—頒布及試行—修訂—推動(dòng)執(zhí)行。
步驟一：調(diào)查研究
在制定一項(xiàng)制度之前，需要開展基本的調(diào)查研究工作，其主要內(nèi)容包括：
（1） 了解國家、行業(yè)的法律、法規(guī)、政策，了解上級(jí)組織的有關(guān)規(guī)定。由于企業(yè)的很多制度涉及到遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)政策的問題，以及符合上級(jí)單位要求的問題，在制度設(shè)計(jì)之前，對(duì)這些方面的約束條件進(jìn)行必要的研究，可以避免走彎路以及制度設(shè)計(jì)上出現(xiàn)大的問題。
（2） 了解本企業(yè)的制度、文件及執(zhí)行情況。通過研讀歷史資料，熟悉、了解本企業(yè)既往在此方面的規(guī)定、制度，以及在制度執(zhí)行方面面臨的問題，如此，才能對(duì)本次制度的設(shè)計(jì)做到心中有數(shù)，制訂出的制度才能更加契合本企業(yè)的需要。
（3） 了解設(shè)計(jì)意圖。通過與企業(yè)負(fù)責(zé)人以及本項(xiàng)制度建設(shè)的發(fā)起人、發(fā)起部門交流，了解本制度設(shè)計(jì)的意圖和目標(biāo)，是確保制度設(shè)計(jì)符合管理需要的重要環(huán)節(jié)。
（4） 與制度的執(zhí)行人員進(jìn)行溝通。在一線從事實(shí)際工作的人員，特別是從事該項(xiàng)工作時(shí)間較長、富有經(jīng)驗(yàn)或成績顯著的人員，他們對(duì)本專業(yè)工作情況了解最深，對(duì)應(yīng)該怎么做、如何能做好具有更為實(shí)戰(zhàn)的判斷力，聽取他們的意見，了解他們的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)于制度制訂的可操作性，具有實(shí)際的指導(dǎo)意義。
（5） 學(xué)習(xí)同行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。在制度制訂之前，如有機(jī)會(huì)能夠與同業(yè)或標(biāo)桿企業(yè)交流，參考其他企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，借鑒其實(shí)踐上卓有成效的操作程序和經(jīng)驗(yàn)，不但能完善本企業(yè)的制度，還能對(duì)管理水平的提升大有裨益。但也應(yīng)注意，成功企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)往往只能作為借鑒，還要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，有針對(duì)性地消化吸收，不能盲目照抄。
步驟二：分析設(shè)計(jì)
在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，需要對(duì)資料進(jìn)行分析，對(duì)制度的框架進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的過程中，要認(rèn)真思考如下五個(gè)問題：
（1） 設(shè)計(jì)目標(biāo)（為什么要起草這項(xiàng)制度？）
（2） 影響范圍（這項(xiàng)制度應(yīng)當(dāng)實(shí)施到怎樣的范圍，為什么？）
（3） 職責(zé)分工（誰與此制度有關(guān)，各自應(yīng)當(dāng)做什么？）
（4） 執(zhí)行程序（應(yīng)當(dāng)怎么干？）
（5） 控制活動(dòng)（如何確保工作程序按照既定設(shè)計(jì)開展？）
（6） 考核獎(jiǎng)懲（怎樣算干好？干好干不好結(jié)果怎么？）
步驟三：起草
基于調(diào)研及分析設(shè)計(jì)，進(jìn)行制度的起草工作，起草的過程中要注意：
（1） 采用本企業(yè)規(guī)章制度的撰寫框架與格式；
（2） 形式、風(fēng)格、文風(fēng)方面，符合前一章節(jié)所述的制度編寫要求；
（3） 對(duì)于尚不確定的職責(zé)權(quán)限、流程、考核機(jī)制等，可以先按照起草人的理解提出一個(gè)初步方案，或同時(shí)提出2-3個(gè)備選方案，在文中注明，供后續(xù)討論確定。
（4） 制度起草所參照的法律法規(guī)、政策文件，應(yīng)在文中注明，并以附件的方式留存，以備討論。
步驟四：討論及征求意見
制度初稿起草完成之后，起草部門需組織相關(guān)部門進(jìn)行第一輪討論，討論內(nèi)容包括：
（1） 制度方案是否符合設(shè)計(jì)的初衷？
（2） 制度的內(nèi)容框架是否全面？
（3） 職責(zé)權(quán)限的分配是否合理、明確？
（4） 制度內(nèi)容和流程是否科學(xué)合理、具有操作性？
（5） 制度的檢查與考核是否客觀、有效？
（6） 本制度與其他制度是否存在沖突，沖突點(diǎn)在哪里？
（7） 制度實(shí)際執(zhí)行中，可能面臨的問題和挑戰(zhàn)是什么？
在第一輪討論之后，一般會(huì)呈交公司管理層聽取意見。
步驟五：修改
針對(duì)討論及征求意見的結(jié)果，由制度起草部門對(duì)制度初稿進(jìn)行修改。
步驟六：會(huì)簽
制度初稿完成后，由制度起草部門負(fù)責(zé)組織各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽。各部門領(lǐng)導(dǎo)需認(rèn)真研讀，出具會(huì)簽意見。會(huì)簽工作一般應(yīng)在約定的數(shù)個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況需延長時(shí)間的，需向主辦部門說明?？偨?jīng)理具有會(huì)簽文件的最終定奪權(quán)，在文件會(huì)簽表上標(biāo)注最終意見。
步驟七：審定
制度會(huì)簽完成后，如制度等級(jí)有要求，還要由制度起草部門根據(jù)權(quán)限上報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)進(jìn)行最后的審定。審定工作將確定制度的頒布日期、試行日期及解釋單位。
步驟八：頒布及試行
制度審定完畢，按照既定的程序和要求，由制度主管部門負(fù)責(zé)發(fā)布，發(fā)布的規(guī)范如第三章第三節(jié)《制度發(fā)布的規(guī)范性要求》所示。
制度的試行，主要適用于那些被認(rèn)為在進(jìn)行一個(gè)階段的實(shí)踐之后有可能進(jìn)行修改或修訂的制度。通常，試行的制度需要在標(biāo)題中加注稿本標(biāo)記，一般是在文種后用括號(hào)注明“試行”字樣。
在試行期間，制度具有正式的法定效力。
步驟九：修訂
制度的修訂有三種情況：
（1）在制度試行期間，通過定期和不定期的審查，以及發(fā)起者、使用者、監(jiān)督者的信息反饋，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)制度中存在一定的問題，需要進(jìn)行修訂；
（2）制度頒布且運(yùn)行了一段時(shí)間之后，業(yè)務(wù)背景、組織架構(gòu)、人員等與當(dāng)時(shí)制度頒布的環(huán)境已經(jīng)相去甚遠(yuǎn)，制度的適用環(huán)境已經(jīng)不再，需要進(jìn)行修訂；
（3）大規(guī)模的戰(zhàn)略調(diào)整、組織調(diào)整、流程調(diào)整之后，整個(gè)制度體系已經(jīng)不適應(yīng)于當(dāng)前的情況，需要進(jìn)行大范圍的修訂。
對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行修訂的程序，視其情況不同，類似或等同于制度制訂的過程，簡單概括，修訂程序如下：
（1） 收集發(fā)起部門意見、國家行業(yè)法規(guī)、員工建議等信息；
（2） 對(duì)擬修訂的內(nèi)容進(jìn)行修訂，形成制度修訂草案；
（3） 針對(duì)草案組織相關(guān)部門討論，員工討論，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見，進(jìn)行梳理、歸類和總結(jié)；
（4） 對(duì)草案進(jìn)行修改；
（5） 領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽及上報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)；
（6） 定稿及發(fā)布。
步驟十：推動(dòng)執(zhí)行
制度執(zhí)行過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行力差、監(jiān)督落實(shí)不到位等問題。為了避免制度流于形式，應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起：
（1） 發(fā)揮主管領(lǐng)導(dǎo)在制度執(zhí)行中的以身作則作用；
（2） 營造執(zhí)行文化，提高全員的制度執(zhí)行意識(shí)；
（3） 不斷修訂、優(yōu)化和調(diào)整制度與程序，始終保持良好的適用性；
（4） 建立監(jiān)督、考核與責(zé)任追究機(jī)制，保障制度的有效執(zhí)行。
三、制度編寫中的常見問題
在制度編寫時(shí)，應(yīng)注意避免以下七種情況：
第一，草率從事：為了應(yīng)付上級(jí)要求，草草制定出一份管理規(guī)章，不向企業(yè)員工宣布，當(dāng)然更談不上執(zhí)行；
第二，前后沖突：制度條文與現(xiàn)行政策、法規(guī)相抵觸，且無明確的解釋和說明；
第三，違背常理：制度規(guī)定過于嚴(yán)苛，懲罰措施過重，容易導(dǎo)致員工抗拒心理，反而有礙制度的執(zhí)行；
第四，自相矛盾：同一制度前后條文互不銜接、自相矛盾，讓人無所適從。
其五，詞不達(dá)意：咬文嚼字，文字冗長，語言生硬，表意不清，令人難以領(lǐng)會(huì)。
其六，舍本逐末：大量無關(guān)緊要的條文降低了重要條文的分量，細(xì)枝末節(jié)過多，不便記憶，影響管理制度的宣貫執(zhí)行。
其七，尺度失當(dāng)：條文過寬，起不到約束作用；或條文過于具體，實(shí)際工作中又難以執(zhí)行，或執(zhí)行起來反而降低效率。
