制度體系是企業(yè)管理體系中的重要一環(huán)。從企業(yè)發(fā)展的角度來看，系統(tǒng)完善的制度體系是一個公司健康有序發(fā)展的護航艦。尤其是在大型集團型企業(yè)，上市公司等具有一定規(guī)模及以上的企業(yè)，制度之于企業(yè)業(yè)務運行的規(guī)范與約束作用更為明顯。
而且，隨著“依法治企”理念的普及與在企業(yè)的日漸深入，企業(yè)管理者越來越重視制度在企業(yè)發(fā)展中的牽引作用，制度體系建設的訴求在近年來成為企業(yè)咨詢項目的主要方向之一。為此，筆者結(jié)合漢哲咨詢所服務過的諸多制度類項目經(jīng)驗，總結(jié)了“制度體系建設推進十步法”，并推薦給大家，希望為各企業(yè)制度體系建設提供具有價值的參考建議。
需要說明的是，企業(yè)穩(wěn)定的組織架構(gòu)體系是進行制度體系建設的前提。如果一個企業(yè)的組織架構(gòu)在不停的發(fā)生變化，必然會帶來職責在各部門之間的調(diào)整，進而影響業(yè)務分工、權(quán)限安排，甚至影響到業(yè)務的具體運作流程，進而導致制度難以固化與穩(wěn)定，不能起到指導、規(guī)范或約束業(yè)務發(fā)展的作用。
一、 建立制度體系建設的組織體系
企業(yè)的制度體系建設是一項系統(tǒng)性工程。要推進制度體系建設從策劃、準備、實施、發(fā)布到落地的全過程管理，必須要有完善的組織體系去推動與制度建設相關的各責任主體以及各部門去執(zhí)行工作，以作為建設過程中的組織保障。一般而言，推進的組織體系可分為三個層次，第一層次為體系建設的領導小組，主要包括企業(yè)的總經(jīng)理，副總經(jīng)理等領導班子成員；第二層次為體系建設工作小組，主要包括分管業(yè)務工作副總，各部門負責人；第三層次為體系建設的執(zhí)行人員，主要為各部門制度體系建設的對接人員與制度編撰執(zhí)筆者。這三個層次共同構(gòu)成了制度體系建設的組織保障體系。
二、 對現(xiàn)有制度進行盤點與評估
摸清制度現(xiàn)狀是制度體系建設的前提。制度盤點與評估一般包括兩個層面，即制度整體層面與制度單體層面。就制度整體層面而言，制度的系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性是首先要評估的要素，而且重點應發(fā)現(xiàn)制度之于目前業(yè)務范疇、業(yè)務管理活動的覆蓋性，避免出現(xiàn)制度遺漏、交叉等情況；而就制度單體層面而言，應重點發(fā)現(xiàn)制度之于業(yè)務管理的職責分工是否明確、管理邏輯是否清晰、風險防控是否到位等方面的問題，還包括制度合理性與執(zhí)行效率、內(nèi)部是否交叉、文字是否標準規(guī)范、更新是否及時、發(fā)布與宣貫是否到位等。
三、 理順各部門職責分工
制度是對業(yè)務管理的映射反映。從這一角度來看，在現(xiàn)代企業(yè)大分工的背景下，業(yè)務管理需要各部門的協(xié)同運作。為此，各部門必須要理清自身的職責分工，明確在業(yè)務管理中的定位，以及應該承擔的責任。只要明確了各部門職責分工，才能有效推動各部門在業(yè)務管理中的協(xié)作與分工。
四、 明確核心業(yè)務流程的管控權(quán)限
為了更好的對業(yè)務的管理邊界進行界定與管控，就公司的核心業(yè)務，比如營銷、研發(fā)、采購、生產(chǎn)等，應該在各部門職責分工基礎上，將該項業(yè)務的管控權(quán)限梳理清晰，以便后期將其固化在制度文本中。常見的制度管控權(quán)限包括業(yè)務的建議權(quán)、申請權(quán)、審核權(quán)、審批權(quán)、監(jiān)督權(quán)等。理順管控權(quán)限既是避免了各相關主題的責任不清，又解決了分層決策問題，為推動業(yè)務的順利推進提供了有效支撐。
五、 開展外部單位對標工作
制度體系建設不僅要向內(nèi)看，而且要向外看。什么意思呢？就是在制度體系建設過程中，要選擇與本企業(yè)業(yè)務性質(zhì)相似，規(guī)模相當?shù)钠髽I(yè)，然后挖掘相關資源查找其管理相關的制度文件，并進行研究，以此作為制度體系建設的外部參考資料。行業(yè)或企業(yè)的最佳實踐案例往往能夠啟發(fā)出新的思路，起到“他山之石”的良好作用。
六、 建立制度體系的框架
在完成以上工作后，尚不能直接開展制度文件的編寫工作，而是要建立制度體系建設的框架。制度框架之于制度體系建設是制度編寫的綱領性文件。通常，制度框架必須要建立分層分類的體系，即要形成涵蓋戰(zhàn)略管理、經(jīng)營管理、市場營銷、生產(chǎn)管理、供應鏈管理、財務管理、人力管理、行政綜合管理等覆蓋企業(yè)發(fā)展的各類不同業(yè)務條線，又要能區(qū)分公司層面、部門層面、車間層面等不同的層級，確保企業(yè)的各項業(yè)務管理活動都能在制度框架中找到與之相應的制度文件，從而為制度編寫提供支撐。
七、 形成統(tǒng)一規(guī)范的制度模板
作為企業(yè)的規(guī)范性文件，制度必須要保證其形式上的規(guī)范性與統(tǒng)一性，這在一定程度上也反映了制度的嚴肅性。通常而言，制度模板具有章節(jié)題結(jié)構(gòu)與程序文件性結(jié)構(gòu)等兩種主要形式，而且在文本方面，要對制度的字體、字號、行間距、表格、附注等進行規(guī)范。制度編寫前，制度體系建設的組織部門必須要對各責任部門進行明確，以確保制度整體形式上的統(tǒng)一。
八、 開展制度編寫工作
在正式啟動制度編寫工作之前，建議企業(yè)組織各責任部門的制度編寫人員對制度編寫的主要要點及注意事項進行培訓。由各部門選擇熟悉企業(yè)業(yè)務運作方式，并且文筆能力較好的人員參與到制度編寫過程中。在編寫時，應明確制度涉及業(yè)務在各部門之間的職責分工，規(guī)定管理活動涉及的核心內(nèi)容和應達到的要求，采取的措施和方法，明確每個過程中各項工作由誰干、干什么、干到什么程度、何時干、怎么干以及為達到要求應該如何進行控制，并注明需要注意的任何例外和特殊情況，必要時可以輔以程序或者流程圖。
九、 組織已編制制度的評估工作
針對已完成編制的制度文件，應進行制度合理性的評估工作。各制度編寫的主責部門應重點篩查跨部門、跨職能，涉及組織的上下游業(yè)務相關部門的制度，并及時邀請各相關部門對制度的合理性進行聯(lián)席評估。評估的過程，即是各部門對業(yè)務的重新認知和再梳理，同時，也是也是針對制度內(nèi)容進行初步宣貫，達成協(xié)作共識的過程。針對各部門提供的反饋意見，各制度編寫的主責部門應該與各部門進行溝通，確保業(yè)務活動在各部門分工的合理性，以及后期的執(zhí)行效率與可落地性，并據(jù)此進行完善修訂，直至各部門，并最終通過公司領導的審閱。
筆者結(jié)合項目經(jīng)驗，從系統(tǒng)性、規(guī)范性、協(xié)同性、先進性及可操作性等五大維度總結(jié)了如下制度評估模型，進而為制度評估提供了有效工具。
十、 制度發(fā)布與宣貫
制度文件在各部門達成一致意見，并經(jīng)領導審閱批準后，應及時組織制度的發(fā)布與宣貫工作。企業(yè)應采取有效措施對已發(fā)布的制度進行宣傳，使與制度實施有關的部門和人員能夠掌握、了解規(guī)章制度內(nèi)容，確保制度的貫徹執(zhí)行。
制度文件發(fā)布后即進入到試運行階段。在該階段，制度體系牽頭部門應及時收集制度運行過程中出現(xiàn)的問題，并做好記錄匯總，并將意見反饋給相關部門和公司領導，以為制度的滾動修訂工作提供支撐。
企業(yè)開展制度體系建設工作，絕非簡單的編寫制度這樣簡單，涉及到大量的策劃與準備工作，要把這項工作做精做細，且能夠為業(yè)務運轉(zhuǎn)提供足夠的支撐作用，就要發(fā)揮“磨刀不誤砍柴工”的精神，踏實做好上述的前六個階段，為制度的具體編寫工作打下堅實基礎。
作者：漢哲管理咨詢 王明超
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